memorandum

organizacion de una reunion

Cuando nuestro jefe nos dé «la orden» y nos indique para cuándo quiere la reunión o el encuentro, debemos ponernos manos a la obra, solicitar todo el material necesario y organizar una programación con todos los detalles.

Uno de los puntos más importantes es definir el objetivo del encuentro (nos lo da el jefe, claro). Si vamos a exponer un proyecto a otra empresa, tendremos que organizar todo el material que tiene que ver con ese proyecto y la información que queremos facilitar a la otra empresa. También debemos documentarnos sobre la otra empresa para conocerla mejor y no encontrarnos con alguna sorpresa.Para qe mi el objetivo de la encuentros lo mas importante ya que por eso se hace la reunion.

Si la reunión es en otra empresa

Es necesario facilitar a todos los asistentes los datos completos del lugar de la reunión, preferiblemente por escrito, con gran claridad y precisión.

Si el lugar al que vamos no es de fácil localización, podemos agregar un pequeño plano que nos facilite encontrarlo.

Ten en cuenta otras reuniones del jefe para que llegue a tiempo a esta, dejando libre un margen de tiempo prudencial antes de cada una de ellas.

Si se alarga algún encuentro o si, por cualquier otra circunstancia, es seguro que no va a llegar a tiempo a la reunión, notifique este retraso a la otra empresa.Estoy de acuerdo, ya que es importante saber donde va a ser la reunión, y si es posible agregar un mapa para encontrar mejor el lugar

Si la reunión es en nuestra empresa

Debemos preparar el lugar del encuentro (sala o despacho), así como todo el material necesario para la presentación (proyectores, pizarras, diapositivas, etc.), material para los visitantes (folios, bolígrafos, etc.), y cualquier otro detalle accesorio (botellas de agua, refrescos, etc.) y comprobar que todo funciona correctamente.

Hay pequeños detalles, como que funciona la iluminación, la refrigeración o la calefacción, y demás elementos necesarios. Un pequeño detalle puede retrasar una reunión e incluso cancelarla, con el consiguiente desgaste de imagen.

También debes tener en cuenta otros detalles que pueden retrasar el comienzo de la reunión; es necesario comprobar si hay sillas suficientes, si lo micrófonos funcionan bien, que la sala esté limpia y ordenada, etc.

Por cierto, en las zonas de fumadores, si las hay, los ceniceros deben estar limpios.

Si ponemos algún tipo de refresco o café, debemos comprobar que tenemos suficiente cantidad para reponer en caso de ser necesario (por si se alarga la reunión más de lo previsto, por ejemplo).

Cuidar de que la sala tenga una temperatura adecuada. No hay nada peor que pasar mucho frío o calor en una reunión, con la incomodidad que ello supone para todos los asistentes.

Debemos recordar que la primera impresión es muy importante, y hay que causarla buena.

En definitiva, crear un ambiente agradable, para que la reunión sea un éxito. Cualquier detalle, por pequeño que parezca puede ser de gran importancia para el éxito del encuentro.

Caracteristica Carta Circular

Circular
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
-Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
-Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
-Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
-Lugar, fecha de emisión.
-De: Indicación de quien envía la circular
-A: Indicación de a quien se envía.
-Cuerpo: El contenido de la misma
-Frase de despedida
-Nombre, apellido y cargo

ejemplo Carta Circular

redes de comunicacion

oficio

redes de comunicacion & flujo de la comunicacion

Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información. Los canales de una organización pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes. Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal.

La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante.

Cadena

La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión

Rueda

Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan lideres.

Todos los Canales

En cuanto a las redes informales la información puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como más confiable y creíbles que las informaciones emitidas por la gerencia a través de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competencia que típicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes, reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo. Es importante entender que el chisme es una parte de la red de información de cualquier grupo u organización, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.

Flujos de comunicación. Procesos de comunicación que se llevan a cabo al interior de la organización de acuerdo a la estructura formal (organigrama) y éstos pueden ser Descendente, Ascendente u Horizontal