organizacion de una reunion

Cuando nuestro jefe nos dé «la orden» y nos indique para cuándo quiere la reunión o el encuentro, debemos ponernos manos a la obra, solicitar todo el material necesario y organizar una programación con todos los detalles.

Uno de los puntos más importantes es definir el objetivo del encuentro (nos lo da el jefe, claro). Si vamos a exponer un proyecto a otra empresa, tendremos que organizar todo el material que tiene que ver con ese proyecto y la información que queremos facilitar a la otra empresa. También debemos documentarnos sobre la otra empresa para conocerla mejor y no encontrarnos con alguna sorpresa.Para qe mi el objetivo de la encuentros lo mas importante ya que por eso se hace la reunion.

Si la reunión es en otra empresa

Es necesario facilitar a todos los asistentes los datos completos del lugar de la reunión, preferiblemente por escrito, con gran claridad y precisión.

Si el lugar al que vamos no es de fácil localización, podemos agregar un pequeño plano que nos facilite encontrarlo.

Ten en cuenta otras reuniones del jefe para que llegue a tiempo a esta, dejando libre un margen de tiempo prudencial antes de cada una de ellas.

Si se alarga algún encuentro o si, por cualquier otra circunstancia, es seguro que no va a llegar a tiempo a la reunión, notifique este retraso a la otra empresa.Estoy de acuerdo, ya que es importante saber donde va a ser la reunión, y si es posible agregar un mapa para encontrar mejor el lugar

Si la reunión es en nuestra empresa

Debemos preparar el lugar del encuentro (sala o despacho), así como todo el material necesario para la presentación (proyectores, pizarras, diapositivas, etc.), material para los visitantes (folios, bolígrafos, etc.), y cualquier otro detalle accesorio (botellas de agua, refrescos, etc.) y comprobar que todo funciona correctamente.

Hay pequeños detalles, como que funciona la iluminación, la refrigeración o la calefacción, y demás elementos necesarios. Un pequeño detalle puede retrasar una reunión e incluso cancelarla, con el consiguiente desgaste de imagen.

También debes tener en cuenta otros detalles que pueden retrasar el comienzo de la reunión; es necesario comprobar si hay sillas suficientes, si lo micrófonos funcionan bien, que la sala esté limpia y ordenada, etc.

Por cierto, en las zonas de fumadores, si las hay, los ceniceros deben estar limpios.

Si ponemos algún tipo de refresco o café, debemos comprobar que tenemos suficiente cantidad para reponer en caso de ser necesario (por si se alarga la reunión más de lo previsto, por ejemplo).

Cuidar de que la sala tenga una temperatura adecuada. No hay nada peor que pasar mucho frío o calor en una reunión, con la incomodidad que ello supone para todos los asistentes.

Debemos recordar que la primera impresión es muy importante, y hay que causarla buena.

En definitiva, crear un ambiente agradable, para que la reunión sea un éxito. Cualquier detalle, por pequeño que parezca puede ser de gran importancia para el éxito del encuentro.

Caracteristica Carta Circular

Circular
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
-Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
-Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
-Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
-Lugar, fecha de emisión.
-De: Indicación de quien envía la circular
-A: Indicación de a quien se envía.
-Cuerpo: El contenido de la misma
-Frase de despedida
-Nombre, apellido y cargo

ejemplo Carta Circular

redes de comunicacion

oficio

redes de comunicacion & flujo de la comunicacion

Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información. Los canales de una organización pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes. Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal.

La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante.

Cadena

La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión

Rueda

Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan lideres.

Todos los Canales

En cuanto a las redes informales la información puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como más confiable y creíbles que las informaciones emitidas por la gerencia a través de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competencia que típicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes, reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo. Es importante entender que el chisme es una parte de la red de información de cualquier grupo u organización, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.

Flujos de comunicación. Procesos de comunicación que se llevan a cabo al interior de la organización de acuerdo a la estructura formal (organigrama) y éstos pueden ser Descendente, Ascendente u Horizontal

Para tener una comunicacion eficaz

La comunicación efectiva es  la comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicación efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido.

También tenemos que la comunicación efectiva es "Explorar las condiciones que hacen posible que la comunicación sea provechosa y eficaz".

A través de las palabras pensamos, nos comunicamos, reflexionamos, nos expresamos, opinamos, nos peleamos e incluso nos distanciamos de lo que verdaderamente nos interesa.

Pasos para incrementar la habilidad de escuchar.

1. Busca una postura que te sea cómoda para escuchar.

En primer lugar, busca una postura que te sea como para escuchar al otro donde puedas establecer contacto ocular.

2. Después emplea una habilidad para confirmar que estas entendiendo al otro.

3. Usa preguntas o afirmaciones para obtener más información.

4. Resumir puntos clave de la conversación de la otra persona.

Al final de la comunicación con la otra persona puedes finalizar haciendo una paráfrasis, que es resumir puntos clave de la conversación de la otra persona repetirlos con tus propias palabras- El objetivo de esta fórmula es verificar si lo que has escuchado es exacto y comunicar ese entendimiento a la otra persona.

Habilidades para escuchar e interactuar

El segundo tipo de habilidades para escuchar son aquellas que interactúan con el hablante. Ellas le ayudan para asegurarse de entender lo que el emisor está comunicando y para confirmar sus opiniones. Las habilidades interactivas están constituidas por clarificación, verificación y reflexión.

·         Clarificación Se refiere al uso de preguntas que ayudan a clarificar la información adicional y todos los aspectos de un asunto. Por ejemplo: "¿Podría aclararme esto?"  "¿Qué información específica necesita?"  "¿Para cuándo desea el informe?"

·         Verificación Significa parafrasear las palabras del emisor para asegurarse que las comprende realmente y para revisar su significado e interpretación. Por ejemplo: "Si comprendí bien, su plan es..."  "Me parece entonces que su necesidad es... " "Esto es lo que ha decidido, y las razones son..."

·         Reflexión Significa hacer notorio que sentimos empatía por los sentimientos de quien habla. La mayoría de las personas creen ser hepáticas. Pero la empatía es una habilidad adquirida. Para mostrar empatía, los negociadores necesitan tratar de percibir el contenido de los mensajes. Es necesario prestar atención  a los componentes emocionales y los significados centrales que no han sido expresados, y, finalmente, tomar en cuenta los sentimientos del otro. La empatía incluye la comprensión y la capacidad de relacionarse con los sentimientos ajenos. Por ejemplo: "Puedo ver que usted se siente frustrado porque..." "Usted siente que no obtenido un trato justo..."

A fin de practicar realmente este tipo de escucha, usted no debe hacer juicios ni dar opiniones o tratar de dar soluciones. Sólo sea consciente del contenido emocional del emisor. Dos puntos claves que le serán útiles en su aprendizaje de la habilidad para ser empático.

·         Reconocer e identificar emociones. Usted encontrará más sencillo identificar las emociones ajenas si puede identificar con facilidad las suyas propias. ¿Se siente frustrado, estresado, molesto, feliz, triste, nervioso?

·         Replantee el contenido: Si usted repite los comentarios de su contraparte  palabra por palabra, éste creerá que lo está  parodiando. La clave consiste en replantear el contenido usando palabras diferentes. 

Puntos clave para ser un comunicador efectivo

En la vida nos encontramos con situaciones en que conocemos a personas que tienen un verdadero arte la hora de comunicarse. Se comunican de manera extraordinaria, clara, fascinante y atrapan la atención del que lo escucha. Pero muchos no nacemos con este talento, pero podemos aprender a comunicarnos de manera efectiva si nos lo proponemos y ponemos en práctica ciertos puntos clave.

Según Martines (2006) el arte de la comunicación se aprende si queremos aprender y si aprendemos a aprender. El recomienda los siguientes aspectos:

·         Todo comienza con el respeto que merece su oyente, ya sea un individuo o un auditorio. El es una persona importante y espera que se respete su punto de vista.

·         Luego sigue el impacto que usted consiga al dar su información, siempre debe comenzar con algo sorpresivo, fuera de lo común.

·         Después de tener la atención de tu oyente trata de transmitir tú idea con claridad para que los demás te comprendan.

·         Al exponer tus ideas hazlo en forma segura y con calma no uses palabras que indiquen inseguridad

·         Después de exponer tu idea, tu oyente querrá detalles, debes escuchar con atención para identificar necesidades y satisfacer las mismas.

·         Cultiva las relaciones personales, usa la asertividad y empatia

Claves para una comunicación efectiva

Entendemos a la comunicación como un medio que nos posibilita generar confianza, efectividad, respeto y bienestar.

Para facilitar y potenciar el proceso de comunicación personal, empresarial, grupal, utilizamos el marco contextual y las distinciones, centrándonos fundamentalmente en el proceso particular de la comunicación, y en las particularidades de cada uno de los participantes.

Lograr de esa manera que la comunicación sea efectiva por dos líneas básicas, buscar los mayores logros en su habilidades y por otra parte superar los bloqueos que ella misma pueda acarrear.

Así podemos ver que las comunicaciones que mantenemos determinan las relaciones en general. Lo que hablamos y escuchamos, determinan el mundo de accionesque es posible para nosotros. Por ello el desarrollo de nuestras mejores comunicaciones nos pueden llevar a una vida mayor efectividad y bienestar.

Técnicas de comunicación eficaz

·         La escucha activa: Uno de los principios más importantes y difíciles de todo el proceso comunicativo es el saber escuchar. La falta de comunicación que se sufre hoy día se debe en gran parte a que no se sabe escuchar a los demás. Se está más tiempo pendiente de las propias emisiones, y en esta necesidad propia de comunicar se pierde la esencia de la comunicación, es decir, poner en común, compartir con los demás. Existe la creencia errónea de que se escucha de forma automática, pero no es así. Escuchar requiere un esfuerzo superior al que se hace al hablar y también del que se ejerce al escuchar sin interpretar lo que se oye. Pero, ¿qué es realmente la escucha activa?

Elementos que facilitan la escucha activa:

- Disposición psicológica: prepararse interiormente para escuchar.

Elementos a evitar en la escucha activa:

·         No distraernos, porque distraerse es fácil en determinados momentos. No interrumpir al que habla.

·         No juzgar.

·         No ofrecer ayuda o soluciones prematuras.

·         No rechazar lo que el otro esté sintiendo, por ejemplo: "no te preocupes, eso no es nada".

·         No contar "tu historia" cuando el otro necesita hablarte.

·         No contra argumentar. Por ejemplo: el otro dice "me siento mal" y tú respondes "y yo también".

·         Evitar el "síndrome del experto": ya tienes las respuestas al problema de la otra persona, antes incluso de que te haya contado la mitad.

·         Mostrar empatía: Escuchar activamente las emociones de los demás es tratar de "meternos en su pellejo" y entender sus motivos.

·         Parafrasear. Este concepto significa verificar o decir con las propias palabras lo que parece que el emisor acaba de decir.

·         Emitir palabras de refuerzo o cumplidos. Pueden definirse como verbalizaciones que suponen un halago para la otra persona o refuerzan su discurso al transmitir que uno aprueba, está de acuerdo o comprende lo que se acaba de decir.